Étapes à suivre pour remplir un formulaire d'ordre de mise à disposition en ligne

Après avoir téléchargé un formulaire de demande de service (SRF) dans l'application de suivi des articles de secours (RITA) du groupe logistique, ce dernier lui communiquera rapidement un numéro d'envoi et un code de suivi, tous deux générés automatiquement dans RITA. Le demandeur de service peut utiliser le code de suivi en ligne pour accéder aux informations les plus récentes sur son envoi et générer un formulaire d'ordre de mise à disposition. Ce processus simplifié garantit un suivi et une récupération efficaces des articles.

Accéder à la page de suivi RITA

Visitez le site https://rita.logcluster.org/public/track.htm.

• Saisissez le code de suivi à 9 chiffres dans le champ prévu à cet effet.
• Les utilisateurs doivent valider leur demande en complétant la vérification reCAPTCHA pour continuer.
• Cliquez sur "Créer un ordre de mainlevée".

Sélectionner le lieu de libération

Choisissez le lieu de libération approprié dans la liste et cliquez sur "Suivant".

Remplir le formulaire d'ordre de mainlevée

Une fenêtre "Créer un ordre de mainlevée" s'affiche. Remplissez les champs obligatoires et saisissez la quantité d'articles à libérer pour chaque poste. Cliquez ensuite sur "Valider les marchandises".

Explication des champs obligatoires

Adresse électronique de la personne qui fait la demande - Saisissez l'adresse électronique du demandeur chargé de confirmer la mainlevée. Un courriel de confirmation sera envoyé à cette adresse lors de la soumission de l'ordre de mainlevée.

Date de mainlevée demandée - Date à laquelle la cargaison doit être remise à l'utilisateur du service, soit enlevée à l'entrepôt, soit livrée sur le site de l'utilisateur.

Enlèvementau lieu de stockage - Indique si la cargaison sera enlevée directement au lieu de stockage.

Sélectionnez "Oui" si le destinataire organise l'enlèvement.

Sélectionnez "Non" si le transport par le Logistics Cluster est nécessaire. Dans ce cas, le champ Emplacement de livraison demandé doit être rempli pour indiquer la destination où la cargaison doit être livrée.

Lieu de mainlevée demandé - Lieu actuel où la cargaison est stockée et d'où elle doit être libérée.

Lieu de livraison demandé - L'adresse de livraison du fret si un service de transport est demandé. Il s'agit de l'adresse du bureau, de l'installation ou de l'entrepôt où les marchandises doivent être livrées.

Organisme auquel la cargaison est remise - Nom de l'organisme auquel la cargaison sera enlevée ou remise, y compris le nom de l'organisme chargé de l'enlèvement de la cargaison : Le nom de l'organisation qui collecte la cargaison de manière indépendante (sans utiliser le transport du Cluster Logistique). Lorsque la cargaison est remise à une organisation différente de celle qui a demandé le stockage, le nom de l'organisation qui collecte la cargaison doit être indiqué dans la section "remise à".

Personne à qui les marchandises sont remises - Nom et coordonnées du conducteur ou du membre du personnel qui collecte les marchandises pour le compte de l'organisation destinataire.

Contact de l'organisation destinataire - Coordonnées de l'organisation qui collecte les marchandises, si elles diffèrent de celles fournies initialement dans la demande de stockage.

Quantité à libérer - Spécifiez la quantité à libérer pour chaque article énuméré dans la demande.

Une fois soumis, le formulaire d'ordre de mainlevée est automatiquement généré au format PDF.

Imprimez le formulaire et présentez-le à l'entrepôt lors de l'enlèvement de la cargaison.

Courriel de confirmation

Après l'envoi de l'ordre de mainlevée, un courriel de confirmation est automatiquement envoyé à l'adresse électronique fournie. Ce courriel aura pour objet "[Further Action Required]" et demandera au demandeur de confirmer la mainlevée en cliquant sur le lien incorporé.

Note : Le lien de confirmation reste actif pendant 24 heures. Si le demandeur n'effectue pas la confirmation dans ce délai, l'ordre de mise à disposition ne sera pas entièrement soumis et ne sera pas reçu par le représentant du groupe sectoriel "Logistique".

Remarques :

• Une fois qu'un ordre de mise à disposition est soumis, le stock correspondant est marqué comme "stock engagé" dans RITA.
• Une fois que le stock est marqué comme engagé, les utilisateurs ne peuvent pas générer d'autres formulaires d'ordre de mainlevée pour le même fret via le système en ligne, même si le fret n'a pas encore été physiquement collecté.
• Si un ordre de mise à disposition doit être annulé, l'agence requérante doit contacter directement le point focal du groupe logistique qu'elle a désigné.