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L'onglet"Planification" permet aux opérateurs RITA de gérer leur stock. Ils peuvent consulter les détails de l'envoi via l'écran de disposition du stock, enregistrer les pertes et/ou les dommages en entrepôt, remettre les marchandises au client final et imprimer une fiche de stock.
L'écran initial répertorie tous les articles reçus en stock, à un point de transbordement ou à l'adresse du client, ainsi que leurs données de base et les informations relatives à l'expédition.
La page offre aux opérateurs trois options supplémentaires pour visualiser le fichier :
- Ils peuvent passer d'un mode de présentation au niveau de l'article à un mode de présentation par lot (par carte).
- Ils peuvent consulter les graphiques montrant l'utilisation de l'espace de stockage.
- Il est également possible d'exporter les détails de l'envoi au format XLS ou PDF.
Disposition du stock
Veuillez vous référer au chapitre"Identification des lots".
Enregistrement des dommages
Lorsque des articles sont stockés dans un entrepôt désigné (point de stockage/transbordement/adresse du client), les opérateurs peuvent enregistrer les dommages ou les pertes signalés lors de l'inspection. Pour enregistrer les dommages subis par les articles stockés, cliquez sur l'option "Enregistrer les dommages" dans la boîte.
L'opérateur doit indiquer le nombre d'articles endommagés, le numéro du rapport de dommages et des commentaires. Veuillez noter que RITA n'accepte que les quantités endommagées en unités d'inventaire.
Enregistrer les pertes
Lorsque des articles sont stockés dans un entrepôt désigné (point de stockage/transbordement/adresse du client), les opérateurs peuvent enregistrer les pertes constatées lors d'une inspection. Pour enregistrer la perte d'articles stockés, cliquez sur l'option "Enregistrer les pertes" dans la boîte.
L'opérateur doit indiquer la quantité d'articles perdus, le numéro de déclaration de perte et d'éventuels commentaires. Veuillez noter que RITA n'accepte que les quantités perdues en unités d'inventaire.
Imprimer le rapport de perte
Dans la case "Registre des pertes", les utilisateurs peuvent sélectionner "Imprimer le rapport de perte", ce qui permet à l'opérateur RITA de générer des formulaires automatiques pour les articles perdus dans le lot.
Le rapport de perte comprend les détails suivants :
| Description du lot : | Description de l'envoi : Description des articles manquants, y compris la catégorie de produits, les quantités, les unités de mesure, l'état, le volume et le poids. |
| Lieu de la perte déclarée : | Le lieu exact où la perte s'est produite. |
| Date de la déclaration de perte : | Elle reflète la date à laquelle la perte a été enregistrée dans RITA. |
| Numéro du rapport de perte : | Le numéro de rapport est généré automatiquement par RITA. |
| Commentaires : | L'opérateur RITA doit fournir un compte rendu détaillé de la manière dont la perte s'est produite, y compris les raisons possibles telles qu'une mauvaise manipulation, un vol ou des erreurs. Il doit indiquer la valeur financière approximative des biens perdus ou endommagés et recommander des mesures pour éviter des pertes similaires, le cas échéant. |
| Signatures : | Les personnes concernées, telles que les directeurs d'entrepôt et les magasiniers, doivent signer la déclaration de perte pour la vérifier. |
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 | Tous les envois pour lesquels des pertes ont été enregistrées sont répertoriés dans la section "Lost from Stock" de l'écran "Dispatches". Pour annuler les pertes, l'opérateur doit se rendre dans la section "Annuler les pertes" et suivre les étapes de l'annulation |
Remise au client
Le bouton "Libération au client" est sélectionné pour transférer les marchandises au client. La planification des stocks enregistre toutes les marchandises reçues en entrepôt, à un point de transbordement ou à l'adresse du client qui n'ont pas été remises au client.
Même si les articles ont été expédiés et que leur réception a été confirmée au lieu de destination, l'envoi doit encore être remis au client pour qu'il ne soit plus considéré comme faisant partie de l'inventaire. Par conséquent, pour toutes les sorties, l'opérateur doit ouvrir l'onglet "Planification" de l'écran "Gestion des stocks".
En cliquant sur l'option "Remise au client", la fenêtre suivante apparaît :
| Société de transport ou organisation destinataire de la mainlevée : | Insérer soit le nom de l'organisation qui reçoit les articles, soit le nom de l'entreprise de transport qui vient chercher les articles pour le compte du destinataire. |
| Date effective de la mainlevée : | Indiquez la date réelle de la mainlevée des articles. |
| Numéro du document : | S'il existe un document confirmant la réception, insérer le numéro du document - par exemple, Waybill # ou GRN #. |
| Personne à qui les articles ont été remis : | Inscrire le nom du représentant de l'organisation qui reçoit les articles ou le nom du chauffeur de la société de transport. |
| Contact de l'organisation destinataire : | Indiquer les coordonnées de l'organisation qui a reçu l'envoi. |
| Comment la réception a-t-elle été vérifiée ? | Ceci explique comment l'opérateur RITA a confirmé que le client a reçu ses articles, soit verbalement par téléphone, soit par écrit par email, soit par le biais d'un document de réception des marchandises (il peut s'agir d'une lettre de voiture signée). |
| Détails supplémentaires : | Toute information supplémentaire, telle que le type de transport, le numéro de plaque du camion, etc., que l'opérateur peut vouloir taper pour la mainlevée. |
Après avoir rempli les champs, cliquez sur "Libérer les marchandises" pour confirmer la libération définitive de la cargaison au client.
| Lorsque les marchandises sont finalement remises au client, les envois sont répertoriés dans l'"historique des remises". Par conséquent, l'opérateur doit trouver l'envoi sous "Historique des mainlevées" pour annuler les mainlevées et suivre les étapes d'annulation. |
Imprimer le bon de sortie des marchandises
Rita permet aux utilisateurs d'imprimer automatiquement le"Bon de sortie de marchandises" à partir du système. Cette note constitue un document officiel confirmant la remise d'un envoi au client final. Elle comprend tous les détails pertinents de l'envoi fournis par l'opérateur RITA au moment de la mainlevée, comme indiqué ci-dessous :
- Description des articles remis, y compris la quantité, les unités, le poids, le volume et la valeur.
- Date exacte à laquelle les articles ont été remis au client final.
- Coordonnées de la personne ou de l'organisation qui reçoit les marchandises
- Signature des parties responsables, y compris le prestataire de services et l'organisation destinataire.
- Numéro de document (le cas échéant) saisi manuellement par le prestataire de services au moment de la mainlevée.
- Lorsque l'opérateur RITA coche la case pour imprimer la mainlevée des marchandises, le système génère automatiquement un numéro de bon de sortie des marchandises, qui est ensuite imprimé.
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| Les opérateurs RITA peuvent également générer automatiquement des bons de sortie de marchandises à partir de l'onglet "Historique des sorties" de l'écran Gestion des stocks. Veuillez vous référer à "Historique des sorties". |
Imprimer une carte de stock
Cliquer sur "Options" et sélectionner "Imprimer carte de stock" dans le menu déroulant.
- L'option "Imprimer carte de stock" permet automatiquement aux opérateurs RITA de produire des cartes de stock à partir de RITA. Une fiche de stock est un document physique utilisé pour suivre les mouvements d'articles spécifiques dans et hors de l'entrepôt.
- Les cartes de stock sont spécifiques à chaque article, et le code QR permet d'accéder à tous les détails de l'envoi.
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Les informations suivantes figurent sur le formulaire de la carte de stock :
- Numéro d'envoi et numéro de ligne.
- Les coordonnées de l'organisation expéditrice et réceptrice.
- Description de l'article : nom, catégorie de produit, quantité unitaire et emballage, numéro de lot, plage de température et identification des marchandises dangereuses (le cas échéant).
- Les dates auxquelles les transactions d'inventaire (telles que la réception, l'expédition, la mainlevée, les dommages, la perte, la découverte) ont lieu.
- Tout numéro de document tel que la lettre de voiture, la note de réception/libération des marchandises ou le rapport d'avarie/de perte.
- Quantité de stock ajoutée ou retirée de l'inventaire et quantité de solde après chaque transaction.
- Initiales/signature du magasinier ou de toute personne autorisée.
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