Les opérateurs RITA doivent sélectionner l'option "Move to Consignment" pour approuver les demandes de service des partenaires. Cette action vous redirigera vers la page Consignation.

Les opérateurs doivent vérifier que les informations fournies dans les demandes de service sont correctement reflétées dans RITA. Toutes les informations contenues dans le formulaire de demande de service sont surlignées en jaune.

Une fois que l'opérateur a confirmé que toutes les informations ont été correctement saisies dans RITA, il doit cliquer sur "Sauvegarder le nouveau lot" en haut à droite de l'écran de consignation. RITA émettra alors un numéro d'identification de l'envoi.

Enfin, lorsque le groupe logistique est prêt à fournir le service, il doit changer le statut de l'envoi en "Accepter" pour procéder au mouvement de la cargaison.

RITA affichera un message d'erreur si une organisation n'est pas préenregistrée. Veuillez contacter RITA GLOBAL à l'adresse rita.global@wfp.org pour l'enregistrement.

Téléchargement d'un modèle Excel SRF

Si l'opérateur souhaite télécharger un formulaire de demande de service (SRF) sauvegardé au format Excel, cliquez sur le bouton "Télécharger le formulaire SRF" dans la partie supérieure droite de l'écran :

• Cliquez sur Choose SRF file et sélectionnez le fichier SRF enregistré sur le bureau ou dans le dossier local.
• Téléchargez le fichier en cliquant sur le bouton "Upload SRF form".

Création manuelle d'un envoi

Si l'opérateur doit créer un nouveau lot manuellement, il doit cliquer sur le bouton "Nouveau lot" situé dans la partie droite de l'écran.

Veuillez remplir manuellement les informations requises dans les champs correspondants, en veillant à ce que les détails suivants soient complétés :

• Organisation de l'expéditeur/du destinataire : Sélectionnez l'organisation de l'expéditeur et du destinataire dans la liste des organisations enregistrées dans RITA. Si une nouvelle organisation n'est pas enregistrée dans RITA, l'opérateur doit demander RITA GLOBAL à rita.global@wfp.org.
• Contact de l'expéditeur : Cliquez sur le signe "+" à côté du contact de l'expéditeur. Dans la case, indiquez le nom du destinataire, sa fonction, son numéro de téléphone et son adresse électronique, puis cliquez sur "Enregistrer les modifications".
• Contact du destinataire : Cliquez sur le signe "+" à côté du contact du destinataire. Dans la case, indiquez le nom, la fonction, le numéro de téléphone et l'adresse électronique du destinataire, puis cliquez sur "Enregistrer les modifications".
• Effacer les détails de l'agent : Cliquez sur le signe "+" à côté de la case de l'agent de compensation. Puis, sur l'écran qui s'affiche, indiquez les coordonnées du compensateur et du transitaire.

Remarque : chaque demandeur peut fournir jusqu'à trois adresses électroniques et numéros de contact.

Point de départ: Sélectionnez le point de départ de la cargaison.

• Si le fret doit être enlevé à l'adresse du partenaire/client, sélectionner l'option "Enlèvement à l'adresse du client".
• Si le fret est expédié vers le port ou le terminal pour y être stocké temporairement avant d'être transféré vers la destination finale, sélectionnez l'option "Transbordement dans le port".
• Si la cargaison est enlevée par les clients dans l'entrepôt ou livrée à l'entrepôt par le client, sélectionner l'option "Livraison/enlèvement à l'entrepôt".

Adresse d'enlèvement: Sélectionnez l'adresse d'enlèvement en fonction du point de départ de la cargaison sélectionnée.

Identification du service: Sélectionnez le service demandé dans les listes déroulantes de la case Identification du service.

• Si le service de transport est demandé d'un point de départ à la destination, sélectionner l'option "Le fret doit être transféré et livré à l'adresse du client".
• Si le transport est demandé jusqu'à un certain point, après quoi il est remis au client, sélectionnez l'option "La cargaison doit être transférée et enlevée par le client".
• Si la cargaison doit être stockée dans l'entrepôt, sélectionnez l'option "La cargaisondoit être stockée".

Pièces jointes à l'envoi : L'opérateur peut joindre des fichiers PDF ou des images à l'appui, tels que des lettres de voiture, des listes de colisage, des NRG ou d'autres documents pertinents transmis par le demandeur. Pour les SRF en ligne, les pièces jointes peuvent être consultées directement à partir de l'écran Envoi.

Remarque : la taille maximale autorisée pour chaque pièce jointe est de 10 Mo.

Étape 1 : Cliquez sur "Télécharger une pièce jointe".

Étape 2 : Une boîte de dialogue s'ouvre, vous permettant de choisir un fichier sur votre ordinateur ou de glisser-déposer un fichier directement dans la zone de dépôt. Sous Type de pièce jointe, sélectionnez la catégorie de document appropriée dans la liste déroulante. Les options disponibles sont les suivantes : lettre de voiture, liste de colisage, photos de la cargaison, GRN-In, GRN-Out, déclaration de perte, autre.

Étape 3 : Une fois le fichier sélectionné et le type défini, cliquez sur "Télécharger" pour joindre le document à l'envoi.

Remarque : plusieurs fichiers peuvent être téléchargés individuellement, et chaque pièce jointe doit être classée dans le type de pièce jointe approprié.

Liens SLA/facture/liste d'emballage: Cettesection permet à l'opérateur d'inclure des commentaires supplémentaires ou des liens de référence relatifs à l'envoi, tels que des accords de niveau de service (SLA), des factures ou des listes d'emballage. Ces liens ou notes servent de références à des fins de documentation et de vérification.

Note : Ce champ est facultatif et peut être utilisé pour fournir un accès rapide à des documents externes.

Enregistrer les modifications: Cliquez sur le bouton "Enregistrer les modifications" en haut à droite de la page pour enregistrer l'envoi.

Ajouter un poste :

Une fois l'envoi sauvegardé, le bouton "Ajouter un poste" apparaît sous l'onglet Postes. Cliquez sur ce bouton pour saisir des informations détaillées sur la cargaison.

Étape 1 : Cliquez sur le bouton "Ajouter uneligne" pour saisir des informations détaillées sur la cargaison dans l'onglet Articles.

Étape 2 : Lorsque ce bouton est sélectionné, une boîte de dialogue intitulée "Consignment Line Details" (Détails de la ligne d'expédition)s'ouvre. Dans cette fenêtre, l'opérateur doit indiquer tous les détails pertinents concernant la cargaison dans le même format que celui utilisé dans le formulaire de demande de service (SRF). Il s'agit notamment de la catégorie de produit, des unités d'inventaire et de la quantité, de la description de l'article, des unités de manutention et de la quantité, du poids et du volume, de la référence du propriétaire (par exemple, le numéro de la liste de colisage), du numéro de lot, du numéro de programme et du code produit (le cas échéant), ainsi que des instructions spéciales de manutention, telles que les articles fragiles, dangereux ou de la chaîne du froid (avec la possibilité de définir une fourchette de température).

Étape 3 : Une fois tous les champs remplis, cliquez sur "Enregistrer les modifications" pour ajouter le poste à l'enregistrement de l'envoi.

Remarque : le bouton "Ajouter une ligne" n'est disponible qu'après l'enregistrement de l'envoi.

Détails du transport : L'onglet Détails du transport permet aux utilisateurs d'avoir une vue d'ensemble des palettes associées à un envoi.

Une fois qu'une palette est définie dans le formulaire de demande de service (SRF) par les partenaires, les détails de l'unité de transport correspondante sont automatiquement transférés dans le système et affichés sous cet onglet. Un clic sur l'onglet "Détails du transport" ouvre une page listant toutes les palettes liées à l'envoi.

Remarque : les informations relatives aux palettes ne peuvent être modifiées que lorsque l'envoi est en statut "Accepté".

Options de visualisation : Pour adapter l'affichage aux besoins opérationnels, deux fonctions sont disponibles :

• Afficher les détails : Un interrupteur à bascule permet de développer chaque palette afin d'afficher des informations détaillées sur la cargaison (telles que le nom de l'article, la quantité et le type d'unité). Lorsqu'elle est désactivée, la vue se réduit à un format compact.
• Groupe similaire : lorsque cette option est activée, les palettes contenant des catégories d'articles similaires (par exemple, Logistique, WASH, Abris) sont regroupées. Cette fonction permet un affichage plus clair et une navigation plus facile, en particulier lors de la gestion de stocks importants.

Accepter l'envoi : Une fois que toutes les informations requises ont été saisies et vérifiées, faites défiler l'écran vers le haut pour accéder à la section "Consignment Control".

Statut :

• Dans cette section, vous trouverez le champ "Statut". Par défaut, le statut de la consignation est défini sur "Nouveau".
• L'opérateur doit cliquer sur "Modifier le statut" et sélectionner "Accepté" dans la liste déroulante pour confirmer et poursuivre la consignation.
• Si l'envoi ne peut pas encore être traité, l'opérateur peut sélectionner "En attente" pour reporter temporairement la demande ou choisir "Annuler" pour la retirer complètement.

Priorité:

• Cliquez sur"Modifier la priorité" pour choisir la priorité de la demande de service.
• Le prestataire de services peut choisir entre Urgent, Élevé, Normal ou Faible, en fonction de la priorité de la demande, et en donner la raison.

Remarques: Le demandeur peut utiliser la section "Remarques" pour fournir des instructions de manutention spécifiques ou toute information pertinente concernant le stockage des marchandises et le service de transport demandé.

Nombre de palettes: Le demandeur peut préciser le nombre de palettes chargées dans les camions pour le transport et le stockage de la cargaison demandée.

Mouvement prévu : Indiquer la date prévue du mouvement, le mode de transport envisagé et le numéro de contact ou de référence du transporteur.

Remarque : ces informations sont facultatives et peuvent être définies ultérieurement au cours de la phase de planification de la répartition.

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