Formulario de orden de salida

El "Formulario de Orden de Liberación (ROF)" es un documento estandarizado que debe ser completado por cualquier organización que solicite la liberación de carga de un lugar de almacenamiento gestionado por la Agrupación Logística (incluidas las solicitudes de transporte de carga hasta el destino final).

Los usuarios pueden enviar solicitudes de liberación por correo electrónico o a través de la plataforma en línea de RITA. El ROF en línea se puede compartir con cualquier parte mediante un enlace o se puede encontrar en el sitio web de cada país.

Órdenes de liberación en línea

Una vez recibido el formulario de orden de entrega en línea, se mostrará una notificación en la pestaña "Orden de entrega" de la pantalla "Gestión de existencias".

Tras hacer clic en la pestaña "Orden de entrega", el operador tendrá tres opciones, que se explican a continuación:

Rechazar orden de entrega

Haga clic en la opción y seleccione "Rechazar orden de entrega" en el menú desplegable:

Aparece un cuadro de diálogo. En la sección de comentarios, el operador debe proporcionar una razón válida para rechazar la solicitud de liberación y hacer clic en "Rechazar orden de liberación."

Nota: Se notificará a la persona que envió la orden de entrega en línea cuando se rechace la orden de entrega, y se incluirán notas sobre el rechazo.

Aceptar la orden de entrega

Paso 1: El operador de RITA debe seleccionar la opción "Aceptar Orden deLiberación" para aprobar la solicitud de liberación de la carga de un almacén determinado.

Paso 2: Aparecerá un cuadro de mensaje después de que el operador haga clic en "Aceptar Orden de Liberación".

Paso3: El operador puede introducir cualquier instrucción o comentario relevante para el propietario de la carga antes de confirmar la aprobación. Estos comentarios se comparten a través de la interfaz RITA. Véase el GIF más abajo:

Paso 4: Tras la aceptación, la solicitud de liberación pasa del estado"Verificada" al estado"Aceptada".

Paso 5: Tras la aceptación de una Orden de Liberación, el operador puede gestionar y procesar la liberación seleccionando la opción "Gestionar Orden de Liberación".

Comentarios sobre la liberación: Los operadores de RITA que aprueban las solicitudes de liberación ahora pueden enviar instrucciones y mensajes directamente a los propietarios de la carga a través de la interfaz de RITA

Gestionar orden de liberación

La opción "Gestionar orden de liberación" permite a los operadores de RITA revisar y gestionar las órdenes de liberación que ya han sido aceptadas. Esta función permite supervisar las actividades de liberación y ofrece a los operadores un mejor control de los movimientos de existencias. Véase el siguiente GIF:

Después de hacer clic en "Manage Release Order", se abrirá una ventana de liberación, y se preguntará al usuario si la carga debe ser liberada al cliente en el almacén o en la instalación de almacenamiento.

Liberación al Cliente en el Almacén/Instalación de Almacenamiento: Este campo determina cómo se liberará la carga y ofrece dos opciones:

Opción1: Si se selecciona "Sí", una sección de Detalles de Liberación estará disponible para ser completada. El operador debe llenar todos los campos requeridos, incluyendo:

• Cantidad a liberar
• Fecha real de liberación
• Número de documento (por ejemplo, carta de porte/albarán de entrega)
• Empresa u organización de transporte Destinatario
• Persona a la que se ha efectuado la entrega
• Método de verificación
• Documentos justificativos

Una vez completados todos los detalles, introduzca las cantidades a liberar y haga clic en "Liberar mercancías" para finalizar la liberación.

Para obtener información detallada sobre la cumplimentación de los campos de detalle de la liberación, consulte el apartado "Liberaciónal cliente" del capítulo Gestión de existencias-"Planificación."

Opción 2: Si se selecciona "No", el sistema muestra la lista de viajes planificados a los que se puede asignar la liberación.

El operador de RITA debe seleccionar el trayecto previsto e introducir la cantidad que desea liberar y hacer clic en "Asignar al trayecto". Véase el siguiente GIF:

Vaya a la pestaña Gestión de existencias - Planificación y complete la liberación final al cliente. Para más detalles, consulte el párrafo "Liberación al cliente" en el capítulo Gestión de existencias -"Planificación".

Liberación Parcial: La función "Gestionar Orden de Liberación" también permite a los operadores de RITA procesar liberaciones parciales. La carga puede dividirse entre diferentes liberaciones y, cuando corresponda, entre diferentes entregas organizadas cuando los solicitantes presenten una liberación con solicitud de entrega.

Imprimir lista de picking

Antes de la liberación, los operadores de RITA y los jefes de almacén pueden generar una "Lista de Recogida" para compartirla con los almacenistas en preparación de la liberación de la carga. Esta lista ayuda a garantizar que todos los artículos estén identificados y preparados de antemano, facilitando un proceso de liberación fluido y eficiente.

Véase el GIF a continuación:

Cancelar pendiente

Si una solicitud de liberación no va a ser procesada en su totalidad, los operadores de RITA pueden utilizar la opción "Cancelar Pendiente" para cancelar la solicitud. Esto se aplica tanto si no se libera ninguna cantidad como si sólo se libera una cantidad parcial. Cualquier cantidad restante no procesada puede cancelarse utilizando esta opción.

Imprimir orden de entrega

• La opción "Imprimir orden de entrega" permite al operador de RITA imprimir el formulario de solicitud de entrega enviado por el cliente en línea.
• Haga clic en Opciones y seleccione "Imprimir formulario de orden de entrega" en el menú desplegable.

Los datos del formulario de orden de entrega son los siguientes

• Número de orden de entrega generado automáticamente por RITA.
• Fecha de liberación solicitada de los artículos.
• Lugar de liberación solicitado.
• Nombre de la organización receptora.
• Descripción del producto, como número de envío y número de partida, categoría del producto, nombre del artículo, unidades de embalaje, peso, volumen, cantidad solicitada para la liberación, volumen total y peso.
• Nombre del preparador.

Sistema de notificación al usuario: Cuando los usuarios soliciten la liberación de la carga a través del ROF manual o en línea, se enviarán correos electrónicos de alerta a los solicitantes y a los operadores de RITA, alertando al personal clave y documentando el flujo de trabajo.

Formulario de liberación manual

Los usuarios también pueden enviar un correo electrónico con un archivo adjunto en Excel para solicitar la liberación de su carga. En estos casos, el operador puede facilitar la liberación a través de la página de Gestión de Existencias - "Planificación". Para instrucciones detalladas sobre cómo procesar la liberación, por favor refiérase a la sección titulada "Liberación al Cliente" en el capítulo de Gestión de Existencias bajo"Planificación."