Formulaire d'ordre de mainlevée

Le "formulaire d'ordre de mainlevée (ROF)" est un document standardisé qui doit être complété par toute organisation demandant la mainlevée d'une cargaison d'un lieu de stockage géré par le Cluster Logistique (y compris les demandes de transport de la cargaison jusqu'à la destination finale).

Les utilisateurs peuvent soumettre des demandes de mainlevée par courrier électronique ou par l'intermédiaire de la plateforme en ligne de RITA. Le ROF en ligne peut être partagé avec n'importe quelle partie à l'aide d'un lien ou peut être trouvé sur le site web de chaque pays.

Ordres de mise à disposition en ligne

Dès réception du formulaire d'ordre de mainlevée en ligne, une notification sera affichée sur l'onglet "Ordre de mainlevée" dans l'écran "Gestion des stocks".

Après avoir cliqué sur l'onglet "Ordre de mainlevée", l'opérateur dispose de trois options, qui sont expliquées ci-dessous :

Rejeter l'ordre de lancement

Cliquez sur l'option et sélectionnez "Rejeter l'ordre de lancement" dans le menu déroulant :

Une boîte de dialogue apparaît. Dans la section commentaire, l'opérateur doit fournir une raison valable de rejeter la demande de mainlevée et cliquer sur "Rejeter l'ordre de mainlevée".

Remarque : La personne qui a soumis l'ordre de mainlevée en ligne sera informée du rejet de l'ordre de mainlevée et des notes relatives au rejet seront incluses.

Accepter l'ordre de mainlevée

Étape 1 : L'opérateur RITA doit sélectionner l'option "Accepter l'ordre de mainlevée" pour approuver la demande de mainlevée du fret d'un entrepôt donné.

Étape 2 : Une boîte de message apparaît après que l'opérateur a cliqué sur "Accepter la demande de mainlevée".

Étape 3 : L'opérateur peut saisir des instructions ou des commentaires pertinents pour le propriétaire de la cargaison avant de confirmer l'approbation. Ces commentaires sont partagés via l'interface RITA. Voir le GIF ci-dessous :

Étape 4 : Une fois acceptée, la demande de mainlevée passe du statut"vérifiée" au statut"acceptée".

Étape 5 : Une fois l'ordre de mainlevée accepté, l'opérateur peut gérer et traiter la mainlevée en sélectionnant l'option "Gérer l'ordre de mainlevée".

Commentaires sur les rejets : Les opérateurs RITA qui approuvent les demandes de mainlevée peuvent désormais envoyer des instructions et des messages directement aux propriétaires de la cargaison par l'intermédiaire de l'interface RITA.

Gérer l'ordre de mainlevée

L'option "Gérer l'ordre de mainlevée" permet aux opérateurs RITA d'examiner et de gérer les ordres de mainlevée qui ont déjà été acceptés. Cette fonction facilite le suivi des activités de mainlevée et permet aux opérateurs de mieux contrôler les mouvements de stocks. Voir l'image ci-dessous :

Après avoir cliqué sur "Gérer l'ordre de mainlevée", une fenêtre de mainlevée s'ouvre et il est demandé à l'utilisateur si la cargaison doit être remise au client dans l'entrepôt ou l'installation de stockage.

Remise au client dans l'entrepôt ou l'installation de stockage : Ce champ détermine la manière dont la cargaison sera libérée et offre deux options :

Option 1 : Si "Oui" est sélectionné, une section "Détails de la mainlevée" sera disponible pour être complétée. L'opérateur doit remplir tous les champs obligatoires, notamment

• Quantité à libérer
• la date effective de la libération
• Numéro du document (par exemple, lettre de transport/bordereau de livraison)
• Société de transport ou organisation destinataire de la mainlevée
• Personne à qui les articles ont été remis
• Méthode de vérification
• Documents justificatifs

Une fois tous les détails complétés, saisissez les quantités à libérer et cliquez sur "Libération des marchandises" pour finaliser la libération.

Pour plus d'informations sur le remplissage des champs de détail de la mainlevée, veuillez vous référer au paragraphe "Mainlevée pour le client" dans le chapitre Gestion des stocks -"Planification".

Option 2 : Si "Non" est sélectionné, le système affiche la liste des trajets planifiés auxquels la mainlevée peut être affectée.

L'opérateur RITA doit sélectionner le trajet planifié et saisir la quantité requise à libérer, puis cliquer sur "Affecter au trajet". Voir le GIF ci-dessous :

Naviguer vers l'onglet Gestion des stocks - Planification et compléter la libération finale pour le client. Pour plus de détails, veuillez vous référer au paragraphe "Libération au client" dans le chapitre Gestion des stocks -"Planification".

Libération partielle : La fonction "Gérer l'ordre de mainlevée" permet également aux opérateurs RITA de traiter des mainlevées partielles. La cargaison peut être répartie entre différentes mainlevées et, le cas échéant, entre différentes livraisons organisées lorsque les demandeurs soumettent une demande de mainlevée avec livraison.

Imprimer la liste de prélèvement

Avant la mainlevée, les opérateurs RITA et les gestionnaires d'entrepôt peuvent générer une "liste d'enlèvement" à partager avec les magasiniers en préparation de la mainlevée du fret. Cette liste permet de s'assurer que tous les articles sont identifiés et préparés à l'avance, facilitant ainsi un processus de mainlevée fluide et efficace.

Voir le GIF ci-dessous :

Annuler l'attente

Si une demande de mainlevée ne sera pas entièrement traitée, les opérateurs RITA peuvent utiliser l'option "Annuler en attente" pour annuler la demande. Cela s'applique qu'aucune quantité ne soit libérée ou qu'une quantité partielle soit libérée. Toute quantité restante non traitée peut être annulée à l'aide de cette option.

Impression du formulaire d'appel

• L'option d'impression de l'ordre de mainlevée permet à l'opérateur RITA d'imprimer le formulaire de demande de mainlevée soumis par le client en ligne.
• Cliquez sur Options et sélectionnez "Imprimer le formulaire de demande de mainlevée" dans le menu déroulant.

Les détails du formulaire d'ordre de mainlevée sont les suivants :

• Le numéro de l'ordre de mainlevée généré automatiquement par RITA.
• Date de mainlevée demandée pour les articles.
• Le lieu de la mainlevée demandée
• Nom de l'organisation destinataire.
• Description du produit, telle que le numéro d'envoi et le numéro de ligne, la catégorie de produit, le nom de l'article, les unités d'emballage, le poids, le volume, la quantité demandée pour la mainlevée, le volume total et le poids.
• Nom du préparateur.

Système de notification aux utilisateurs : Lorsque les utilisateurs demandent la mainlevée du fret au moyen d'un ROF manuel ou en ligne, des courriels d'alerte sont envoyés aux demandeurs et aux opérateurs RITA, afin d'alerter le personnel clé et de documenter le flux de travail.

Formulaire de mainlevée manuelle

Les utilisateurs peuvent également envoyer un courriel contenant une pièce jointe au format Excel pour demander la mainlevée de leur cargaison. Dans ce cas, l'opérateur peut faciliter la mainlevée par l'intermédiaire de la page "Planification" de la gestion des stocks. Pour des instructions détaillées sur la manière de traiter la mainlevée, veuillez vous référer à la section intitulée "Mainlevée pour le client" dans le chapitre Gestion des stocks sous"Planification".