El Formulario de Solicitud de Servicios (SRF) es un documento estandarizado que debe ser cumplimentado por cualquier organización que solicite servicios de transporte y/o almacenamiento a la Agrupación Logística. La exactitud de la información contenida en la solicitud es fundamental para el éxito del seguimiento, la documentación y la rendición de cuentas de los servicios a prestar. El usuario debe revisar cuidadosamente el documento antes de enviar el formulario al Cluster. Un SRF sólo debe presentarse una vez - los usuarios no deben presentar un segundo SRF para los mismos artículos de carga.
Una vez que el SRF se considere exacto y completo, el Grupo Logístico emitirá un Número de Seguimiento SRF al usuario y pondrá los datos en una base de datos de seguimiento SRF.
Selección de idioma
Los solicitantes de servicios pueden seleccionar el idioma preferido para presentar su solicitud en la esquina superior derecha. Los idiomas disponibles en este momento son: Inglés, francés, español, portugués, árabe y ruso.
Selección de servicios
La lista desplegable proporciona una lista de los servicios que ofrece el clúster / sector logístico, entre los que se incluyen: Almacenamiento, Transporte y Almacenamiento con recogida. Los tipos de servicio estarán limitados por los tipos de servicios disponibles en la misión de ese país.
Una vez seleccionado el tipo de servicio, introduzca la ubicación y las fechas requeridas para el servicio.
Detalles del servicio
Dependiendo del tipo de servicio, se pedirá a los usuarios que faciliten información adicional relevante para cada tipo de servicio.
Sólo para almacenamiento:
Los solicitantes deberán definir la ubicación de almacenamiento deseada. Sólo se podrán seleccionar las ubicaciones que estén activas. Los solicitantes también tendrán que definir las fechas previstas de inicio y fin del almacenamiento. Si no se conoce la duración exacta, los solicitantes de servicios deberán utilizar sus mejores estimaciones para ayudar en la planificación. Deberá presentarse un SRF de almacenamiento distinto para cada ubicación o instalación de almacenamiento.
Para almacenamiento con recogida:
Si los solicitantes requieren servicios de recogida para la carga almacenada, deberán incluir el nombre de la ciudad, la ubicación de la instalación, la dirección y, si es posible, las coordenadas GPS. Por favor, sea lo más preciso posible. Si los solicitantes desean que la carga se entregue posteriormente en su ubicación, pueden hacerlo en el momento de solicitar la liberación de la carga. El punto focal local también puede organizar la entrega.
Sólo para transporte:
Los solicitantes que sólo requieran servicios de transporte, deberán indicar con precisión y correctamente la fecha en que la carga está lista para ser cargada, así como la información sobre el lugar de recogida y entrega, incluyendo la ciudad, la dirección física, el nombre del edificio o instalación y, si es posible, las coordenadas GPS. Los solicitantes deben indicar cualquier instrucción especial, incluyendo horas de operación, información específica de llegada, información de contacto, o cualquier otra información que sea útil a la hora de recoger la carga.
Puntos de contacto
Los usuarios del servicio deben rellenar el punto de contacto tanto para el extremo emisor como para el receptor. Si el punto de contacto del mismo usuario de servicios envía y recibe la carga, la casilla de contacto de recepción puede dejarse como está.
 | El formulario de solicitud tendrá por defecto la misma información para el remitente y el destinatario. Si la organización receptora es distinta de la remitente, seleccione "no".  |
Borrar detalles de la organización
Por defecto, la opción para los detalles de la organización de compensación es "no". Si necesita un agente de compensación, seleccione "sí" e introduzca la información del agente de compensación.
Nota clave: Los usuarios deben asegurarse de que todos los datos de contacto facilitados en el SRF son exactos y válidos.
INFORMACIÓN SOBRE LA CARGA
Los solicitantes de servicios deben añadir al menos una partida. Las partidas pueden añadirse seleccionando el botón "Añadir partida".
Una vez seleccionado, aparecerá una nueva ventana con información sobre la partida.
El solicitante debe rellenar tantos datos como sean necesarios para garantizar una gestión adecuada de las partidas de carga. Algunos campos son obligatorios. Una vez cumplimentados, seleccione "añadir partida". La partida aparecerá ahora en el formulario:
Los solicitantes pueden añadir tantas partidas como sea necesario. También pueden eliminar, duplicar y editar partidas.
Detalles apropiados de la carga - Los solicitantes deben rellenar la información apropiada de la carga se puede encontrar aquí.
Adjuntar envío
Los solicitantes de servicios pueden cargar documentos justificativos, como cartas de porte, listas de empaque y notas de recepción de mercancías (GRN), en formato PDF o de imagen como parte del registro de envío. Tenga en cuenta que el tamaño máximo de los archivos adjuntos es de 10 MB.
DECLARACIÓN, FECHA Y FIRMA
Los solicitantes deben incluir su información antes de enviar la solicitud. Por defecto, la información del solicitante será la misma que la del remitente/propietario de la carga.
Si está enviando una solicitud y no es la misma persona que el nombre que aparece en la sección "remitente", seleccione "no". Nota: el correo electrónico de verificación se enviará únicamente al solicitante - si el correo electrónico en la casilla de afirmación no es el suyo, no podrá finalizar el SRF. Asegúrese de indicar sólo los correos electrónicos a los que puede acceder de forma activa.
Datos del solicitante:
Una vez introducidos todos los datos del solicitante, los usuarios deben rellenar el CAPCHA de seguridad y seleccionar "Enviar solicitud de servicio".
CONDICIONES DEL SERVICIO
"CONDICIONES DE LOS SERVICIOS" se refiere a los términos y condiciones que el Usuario de los Servicios se compromete a cumplir para utilizar los Servicios Comunes prestados por el Proveedor de Servicios. Para finalizar la solicitud, debe enviar "Confirmo". Las Condiciones de Servicio del Clúster Logístico pueden consultarse en línea en cualquier momento aquí: https: //www.logcluster.org/en/conditions-of-service.
Una vez enviada la solicitud, se preguntará a los usuarios si desean iniciar una nueva solicitud de servicio o si desean duplicar la solicitud de servicio actual. Duplicar una solicitud acelerará el proceso de hacer otra solicitud similar: los solicitantes pueden modificar algunos detalles clave pero, por lo demás, rehacer todo el proceso rápidamente.
Correo electrónico de confirmación
El último paso del proceso: la dirección de correo electrónico que figura como "solicitante" recibirá un correo electrónico de confirmación con "[Se requiere una acción adicional]" en el asunto en el que se pedirá al solicitante que confirme siguiendo un enlace. El correo electrónico de confirmación permanecerá activo durante 24 horas. A menos que el solicitante confirme este enlace, el representante del servicio de atención al cliente nunca recibirá la solicitud en su totalidad.
DIRECTRICES PARA LA EXPEDICIÓN DE NÚMEROS SRF
Una vez que un SRF ha sido autorizado y aceptado por la Agrupación Logística, la persona que solicita la carga recibirá un correo electrónico automático con un Número de Consignación y un Número de Seguimiento para la solicitud. Los números de envío y de seguimiento se generan automáticamente para que los solicitantes de servicios puedan consultarlos en el futuro.
La imagen anterior muestra un correo electrónico automático en el que se ha asignado al SRF el número "ROM-0011" y un ID de seguimiento único "364388262". Los solicitantes de servicios podrán ver y gestionar sus solicitudes en línea en la siguiente dirección: https://rita.logcluster.org/public/track.htm
- Seguimiento de la carga: Los solicitantes de servicios podrán buscar y controlar el estado más reciente de su envío.
- Liberación de carga: Los usuarios de los servicios pueden solicitar la liberación de parte o de toda la carga asociada a sus envíos. Las directrices sobre cómo liberar la carga utilizando el Formulario de Orden de Liberación (ROF) se pueden encontrar aquí.
Nota clave: El usuario debe asegurarse de que los datos son correctos y de que los totales de peso y volumen corresponden a los artículos descritos.
