Le formulaire de demande de services (SRF) est un document standardisé qui doit être rempli par toute organisation demandant des services de transport et/ou d'entreposage au Cluster Logistique. Des informations précises sur la demande sont essentielles pour assurer le suivi, la documentation et la responsabilité des services à fournir. L'utilisateur doit examiner attentivement le document avant de soumettre le formulaire au Cluster. Un SRF ne doit être soumis qu'une seule fois - les utilisateurs ne doivent pas soumettre un second SRF pour les mêmes cargaisons.

Une fois que le SRF est considéré comme exact et complet, le cluster logistique attribue un numéro de suivi SRF à l'utilisateur et enregistre les données dans une base de données de suivi SRF.

Choix de la langue

Les demandeurs de service peuvent sélectionner la langue préférée pour soumettre leur demande dans le coin supérieur droit. Les langues disponibles actuellement sont les suivantes : anglais, français, espagnol, portugais, arabe et russe.

Sélection du (des) service(s)

La liste déroulante fournit une liste de services que le cluster / secteur logistique fournit, notamment : Stockage, transport et stockage avec enlèvement. Les types de services seront limités par les types de services disponibles dans la mission de ce pays.

Une fois le type de service sélectionné, veuillez indiquer le lieu et les dates requises pour le service.

Détails du service (s)

En fonction du type de service, les utilisateurs seront invités à fournir des informations supplémentaires pour chaque type de service.

Pour le stockage uniquement :

Les demandeurs devront définir le lieu de stockage souhaité. Seuls les emplacements actifs pourront être sélectionnés. Les demandeurs devront également définir les dates prévues de début et de fin du stockage. Si la durée exacte n'est pas connue, les demandeurs de services doivent utiliser leurs meilleures estimations pour faciliter la planification. Un SRF de stockage distinct doit être soumis pour chaque site ou installation de stockage.

Pour le stockage avec enlèvement :

Si les demandeurs ont besoin de services d'enlèvement pour les marchandises stockées, ils doivent indiquer le nom de la ville, l'emplacement de l'installation, l'adresse de la rue et, si possible, les coordonnées GPS. Veuillez être aussi précis que possible. Si les demandeurs souhaitent que la cargaison soit livrée ultérieurement sur leur lieu de travail, ils peuvent le faire au moment de la demande de mainlevée de la cargaison. Le point focal local peut également organiser la livraison.

Pour le transport uniquement :

Les demandeurs qui requièrent uniquement des services de transport doivent indiquer avec précision et exactitude la date à laquelle la cargaison est prête à être chargée, ainsi que les informations relatives au lieu d'enlèvement et de livraison, y compris la ville, l'adresse physique, le nom du bâtiment ou de l'installation et, si possible, les coordonnées GPS. Les demandeurs doivent indiquer toute instruction spéciale, y compris les heures d'ouverture, les informations spécifiques concernant l'arrivée, les coordonnées ou toute autre information qui sera utile lors de l'enlèvement de la cargaison.

Points de contact

Les utilisateurs de services doivent indiquer les points de contact pour l'expéditeur et le destinataire. Si le point de contact d'un même utilisateur de service envoie et reçoit le fret, la bascule au niveau des coordonnées du destinataire peut être laissée telle quelle.

Par défaut, le formulaire de demande indique que l'expéditeur et le destinataire disposent des mêmes informations. Si l'organisation du destinataire est différente de celle de l'expéditeur, veuillez sélectionner "non".

Effacer les détails de l'organisation

Par défaut, la case à cocher pour les détails de l'organisme de compensation est "non". Si un agent de compensation est nécessaire, sélectionnez "oui" et saisissez les informations relatives à l'agent de compensation.

Note importante : Les utilisateurs doivent s'assurer que toutes les coordonnées fournies dans le SRF sont exactes et valides.

INFORMATIONS SUR LE FRET

Les demandeurs de service doivent ajouter au moins une rubrique. Les postes peuvent être ajoutés en sélectionnant le bouton "ajouter un poste".

Une fois ce bouton sélectionné, une nouvelle fenêtre s'ouvre avec les informations relatives à l'article.

Le demandeur doit remplir autant de données que nécessaire pour assurer la bonne gestion des articles de fret. Certains champs sont obligatoires. Une fois ces informations complétées, sélectionnez "ajouter un poste". Le poste s'affiche alors sur le formulaire :

Le demandeur peut ajouter autant de lignes que nécessaire. Il peut également supprimer, dupliquer et modifier des lignes.

Détails appropriés sur la cargaison - Les demandeurs doivent remplir les informations appropriées sur la cargaison , qui peuvent être trouvées ici.

Pièce jointe à l'envoi

Les demandeurs de service peuvent télécharger des documents justificatifs, tels que des lettres de voiture, des listes de colisage et des bons de réception, au format PDF ou au format image, dans le cadre de l'enregistrement de l'envoi. Veuillez noter que la taille maximale de chaque pièce jointe est de 10 Mo.

AFFIRMATION, DATE ET SIGNATURE

Les demandeurs sont tenus d'indiquer les informations les concernant avant de soumettre leur demande. Par défaut, les informations relatives au demandeur seront les mêmes que celles de l'expéditeur/du propriétaire de la cargaison.

Si vous soumettez une demande et que vous n'êtes pas la même personne que celle dont le nom figure dans la section "expéditeur", veuillez sélectionner "non". Remarque : le courrier électronique de vérification sera envoyé uniquement au demandeur - si l'adresse électronique indiquée dans la case d'affirmation n'est pas la vôtre, vous ne pourrez pas finaliser le SRF. Veillez à ne mentionner que les courriels auxquels vous pouvez accéder activement.

Détails du demandeur :

Une fois que les informations sur le demandeur ont été saisies, les utilisateurs doivent remplir le CAPCHA de sécurité et sélectionner "Soumettre la demande de service".

CONDITIONS DE SERVICE

Les "CONDITIONS DE SERVICES" font référence aux termes et conditions que l'utilisateur du service accepte de respecter pour utiliser les services communs fournis par le prestataire de services. Pour finaliser la demande, vous devez cliquer sur "Je confirme". Les conditions de service du pôle logistique peuvent être consultées en ligne à tout moment à l'adresse suivante : https://www.logcluster.org/en/conditions-of-service

Une fois qu'une demande a été entièrement soumise, l'utilisateur est invité à indiquer s'il souhaite lancer une nouvelle demande de service ou dupliquer la demande de service en cours. La duplication d'une demande accélère le processus d'introduction d'une autre demande similaire - les demandeurs peuvent modifier certains détails clés, mais sinon refaire l'ensemble du processus rapidement.

Courriel de confirmation

Dernière étape de la procédure : l'adresse électronique indiquée comme "demandeur" recevra un courriel de confirmation portant la mention "[Action supplémentaire requise]" dans l'objet et invitant le demandeur à confirmer sa demande en suivant un lien. Le courriel de confirmation restera actif pendant 24 heures. Si le demandeur ne confirme pas ce lien, la demande ne sera jamais entièrement reçue par le représentant du service clientèle.

LIGNES DIRECTRICES POUR L'ATTRIBUTION D'UN NUMÉRO DE RSF

Une fois qu'un SRF a été autorisé et accepté par le groupe logistique, la personne qui demande le fret recevra un courriel automatique contenant un numéro d'envoi et un numéro de suivi pour la demande. Les numéros d'envoi et de suivi sont générés automatiquement pour permettre aux demandeurs de services de s'y référer ultérieurement.

L'image ci-dessus montre un courriel automatique dans lequel le SRF s'est vu attribuer le numéro "ROM-0011" et un numéro de suivi unique "364388262". Les demandeurs de services pourront consulter et gérer leurs demandes en ligne à l'adresse suivante : https://rita.logcluster.org/public/track.htm

• Suivi de la cargaison : les demandeurs de services peuvent rechercher et suivre l'état le plus récent de leur envoi.
• Libération du fret : les utilisateurs du service peuvent demander la libération d'une partie ou de la totalité du fret associé à leurs envois. Des lignes directrices sur la manière de procéder à la mainlevée du fret à l'aide du formulaire d'ordre de mainlevée (ROF) sont disponibles ici.

Remarque importante : l'utilisateur doit s'assurer que ces données sont exactes et que les totaux du poids et du volume correspondent aux éléments décrits.