Formulário de Ordem de Libertação

O "Formulário de Pedido de Libertação (ROF)" é um documento padronizado que deve ser preenchido por qualquer organização que solicite a libertação de carga de um local de armazenamento gerido pelo Cluster Logístico (incluindo pedidos de transporte de carga para o destino final).

Os utilizadores podem apresentar pedidos de libertação por correio eletrónico ou através da plataforma online do RITA. O ROF em linha pode ser partilhado com qualquer parte através de uma ligação ou pode ser encontrado no sítio Web de cada país.

Pedidos de autorização de saída em linha

Após a receção do formulário de pedido de autorização de saída em linha, é apresentada uma notificação no separador "Pedido de autorização de saída" no ecrã "Gestão de existências".

Depois de clicar no separador "Ordem de libertação", o operador terá três opções, que são explicadas abaixo:

Rejeitar ordem de libertação

Clique na opção e selecione "Rejeitar ordemde libertação" no menu pendente:

É apresentada uma caixa de diálogo. Na secção de comentários, o operador deve indicar um motivo válido para rejeitar o pedido de autorização de saída e clicar em "Rejeitar autorização de saída".

Nota: A pessoa que submeteu o pedido de libertação online será notificada quando o pedido de libertação for rejeitado e serão incluídas notas sobre a rejeição.

Aceitar o pedido de autorização de saída

Passo 1: O operador RITA deve selecionar a opção "Aceitar ordem de libertação" para aprovar o pedido de libertação da carga de um determinado armazém.

Passo 2: Aparece uma caixa de mensagem depois de o operador clicar em "Aceitar pedido de libertação".

Passo 3: O operador pode introduzir quaisquer instruções ou comentários relevantes para o proprietário da carga antes de confirmar a aprovação. Estes comentários são partilhados através da interface RITA. Ver GIF abaixo:

Passo 4: Após a aceitação, o pedido de autorização passa do estado"Verificado" para o estado"Aceite".

Etapa 5: Após a aceitação de uma ordem de libertação, o operador pode gerir e processar a libertação selecionando a opção "Gerir ordem de libertação".

Comentários da autorização de saída: Os operadores RITA que aprovam os pedidos de libertação podem agora enviar instruções e mensagens diretamente aos proprietários da carga através da interface RITA

Gerir a ordem de libertação

A opção "Gerir ordem de libertação" permite aos operadores do RITA rever e gerir as ordens de libertação que já foram aceites. Esta funcionalidade permite a monitorização das actividades de libertação e proporciona aos operadores um melhor controlo dos movimentos de stock. Ver GIF abaixo:

Depois de clicar em "Manage Release Order" (Gerir ordem de libertação), abre-se uma janela de libertação e é perguntado ao utilizador se a carga deve ser libertada para o cliente no armazém ou nas instalações de armazenamento.

Libertação para o cliente no armazém/instalação de armazenamento: Este campo determina a forma como a carga será libertada e oferece duas opções:

Opção 1: Se for selecionada a opção "Sim", estará disponível para preenchimento uma secção de detalhes da libertação. O operador deve preencher todos os campos obrigatórios, incluindo:

• Quantidade a libertar
• Data efectiva da libertação
• Número do documento (por exemplo, carta de porte/nota de entrega)
• Empresa ou organização de transporte libertada para
• Pessoa efectiva Artigos libertados para
• Método de verificação
• Documentos comprovativos

Quando todos os detalhes estiverem preenchidos, introduza as quantidades a libertar e clique em "Libertar mercadorias" para finalizar a libertação.

Para obter orientações detalhadas sobre o preenchimento dos campos de detalhes da liberação, consulte o parágrafo "Liberação para o cliente" no capítulo Gestão de estoque -"Planejamento".

Opção 2: Se a opção "Não" for selecionada, o sistema apresenta a lista dos trajectos previstos aos quais a autorização de saída pode ser atribuída.

O operador RITA deve selecionar o trajeto previsto, introduzir a quantidade necessária a libertar e clicar em "Atribuir ao trajeto". Ver GIF abaixo:

Navegar para o separador Gestão de stocks - Planeamento e concluir a libertação final para o cliente. Para mais informações, consulte o parágrafo "Libertação ao cliente" no capítulo Gestão de stocks -"Planeamento".

Libertação parcial: A funcionalidade "Gerir ordem de libertação" também permite aos operadores RITA processar libertações parciais. A carga pode ser dividida entre diferentes libertações e, quando aplicável, entre diferentes entregas organizadas quando os requisitantes submetem uma libertação com pedido de entrega.

Imprimir lista de picking

Antes da libertação, os operadores RITA e os gestores de armazém podem gerar uma "Lista de recolha" para partilhar com os armazenistas em preparação para a libertação da carga. Esta lista ajuda a garantir que todos os itens são identificados e preparados com antecedência, facilitando um processo de libertação suave e eficiente.

Ver GIF abaixo:

Cancelar pendente

Se um pedido de libertação não for totalmente processado, os operadores RITA podem utilizar a opção "Cancelar pendente" para cancelar o pedido. Isto aplica-se quer não seja libertada qualquer quantidade quer seja libertada apenas uma quantidade parcial. Qualquer quantidade restante, não processada, pode ser anulada através desta opção.

Imprimir formulário de solicitação de remessa

• A opção "Imprimir pedido de autorização de saída" permite ao operador RITA imprimir o formulário de pedido de autorização de saída apresentado pelo cliente em linha.
• Clique em Opções e selecione "Imprimir formulário de pedido de autorização de saída" no menu pendente.

Os detalhes do formulário de pedido de autorização de saída incluem o seguinte:

• Número da ordem de libertação gerado automaticamente pelo RITA.
• Data de libertação dos artigos solicitada.
• Local de libertação solicitado
• Nome da organização recetora.
• Descrição do produto, como número da remessa e número da partida individual, categoria do produto, nome do item, unidades de embalagem, peso, volume, quantidade solicitada para a liberação, volume total e peso.
• Nome do preparador.

Sistema de notificação do utilizador: Quando os utilizadores solicitam a libertação da carga através do ROF manual ou em linha, são enviadas mensagens de correio eletrónico de alerta aos requisitantes e aos operadores do RITA, alertando o pessoal-chave e documentando o fluxo de trabalho.

Formulário de libertação manual

Os utilizadores também podem enviar uma mensagem de correio eletrónico com um anexo Excel para solicitar a libertação da sua carga. Nestes casos, o operador pode facilitar a libertação através da página Gestão de stocks - "Planeamento". Para obter instruções detalhadas sobre como processar a libertação, consulte a secção intitulada "Libertação para o cliente" no capítulo Gestão de existências, em"Planeamento".