Форма заказа на выдачу груза

Форма заявки на освобождение груза (ROF) - это стандартизированный документ, который должен быть заполнен любой организацией, запрашивающей освобождение груза с места хранения, управляемого Кластером логистики (включая запросы на транспортировку груза до конечного пункта назначения).

Пользователи могут подавать запросы на освобождение по электронной почте или через онлайн-платформу RITA. Онлайн-заявка на освобождение груза может быть передана любой стороне с помощью ссылки или размещена на веб-сайте каждой страны.

Онлайн-заказы на освобождение

После получения онлайн-формуляра заказа на выпуск на вкладке "Заказ на выпуск" в окне "Управление запасами" появится уведомление.

После перехода на вкладку "Release Order" у оператора будет три варианта действий, которые описаны ниже:

Отклонить заказ на выпуск

Нажмите на опцию и выберите "Отклонить заказ на выпуск" из выпадающего меню:

Появится диалоговое окно. В разделе "Комментарий" оператор должен указать вескую причину отклонения запроса на освобождение и нажать кнопку "Отклонить ордер на освобождение".

Примечание: лицо, подавшее онлайн-заявку на освобождение, будет уведомлено об отклонении заявки на освобождение, и в уведомление будут включены примечания об отклонении.

Принятие распоряжения об освобождении

Шаг 1: Оператор RITA должен выбрать опцию "Accept Release Order", чтобы одобрить запрос на выдачу груза с какого-либо склада.

Шаг 2: После того как оператор нажмет кнопку "Принять заявку на освобождение", появится окно с сообщением.

Шаг 3: Оператор может ввести любые необходимые инструкции или комментарии для владельца груза, прежде чем подтвердить одобрение. Эти комментарии передаются через интерфейс RITA. См. GIF ниже:

Шаг 4: После принятия запрос на освобождение груза переходит из статуса"Проверено" в статус"Принято".

Шаг 5: После принятия заявки на выпуск оператор может управлять и обрабатывать выпуск, выбрав опцию "Управление заявкой на выпуск".

Комментарии к релизу: Операторы RITA, утверждающие заявки на освобождение, теперь могут отправлять инструкции и сообщения непосредственно грузовладельцам через интерфейс RITA.

Управление ордером на выпуск

Опция "Manage Release Order" позволяет операторам RITA просматривать и управлять уже принятыми заявками на выпуск. Эта функция позволяет отслеживать действия по освобождению грузов и дает операторам возможность лучше контролировать движение запасов. См. рисунок GIF ниже:

После нажатия кнопки "Manage Release Order" ("Управление заказом на выпуск") откроется окно выпуска, в котором пользователю будет предложено выбрать, будет ли груз отпущен клиенту на складе или в хранилище.

Выдача клиенту на складе/хранилище: Это поле определяет способ выдачи груза и предоставляет два варианта:

Вариант1: Если выбрано значение "Да", то для заполнения будет доступен раздел "Детали выпуска". Оператор должен заполнить все необходимые поля, включая:

• Количество для выпуска
• Фактическая дата выпуска
• Номер документа (например, путевой лист/накладная)
• Транспортная компания или организация, на которую оформлено освобождение
• Фактическое лицо Предметы, переданные в распоряжение
• Метод проверки
• Подтверждающие документы

После заполнения всех деталей введите количество отпускаемых товаров и нажмите кнопку "Отпустить товары", чтобы завершить отгрузку.

Подробные указания по заполнению полей деталей отпуска см. в параграфе "Отпуск клиенту" в главе "Управление запасами" -"Планирование".

Вариант 2: Если выбран вариант "Нет", система отобразит список запланированных поездок, на которые может быть назначен выпуск.

Оператор RITA должен выбрать запланированную поездку, ввести необходимое количество товара для отпуска и нажать кнопку "Назначить поездку". См. рисунок GIF ниже:

Перейдите на вкладку "Управление запасами" - "Планирование" и завершите окончательный отпуск товара клиенту. Подробнее см. параграф "Отпуск клиенту" в главе "Управление запасами" -"Планирование".

Частичный выпуск: Функция "Управление заказами на выпуск" также позволяет операторам RITA обрабатывать частичные выпуски. Груз может быть разделен между различными выпусками и, где это применимо, между различными организованными поставками, когда заказчики подают запрос на выпуск с доставкой.

Печать списка комплектации

Перед выдачей груза операторы RITA и менеджеры склада могут сформировать "Список комплектации", который будет передан кладовщикам при подготовке к выдаче груза. Этот список помогает убедиться, что все товары идентифицированы и подготовлены заранее, способствуя плавному и эффективному процессу выпуска.

См. GIF ниже:

Отменить ожидание

Если запрос на выдачу груза не будет полностью обработан, операторы RITA могут использовать опцию "Отменить ожидание", чтобы отменить запрос. Это относится к случаю, когда не будет выпущено ни одного количества или выпущено только частичное количество. Любое оставшееся необработанное количество может быть отменено с помощью этой опции.

Печать формы заказа на выпуск

• Опция "Печать заявки на выпуск" позволяет оператору RITA распечатать форму заявки на выпуск, отправленную клиентом в режиме онлайн.
• Нажмите "Параметры" и выберите "Печать формы заявки на выпуск" в раскрывающемся меню.

В форме заявки на выпуск указываются следующие данные:

• Номер заявки на выпуск, автоматически сгенерированный в RITA.
• Запрашиваемая дата выпуска предметов.
• Запрашиваемое место выпуска
• Название организации-получателя.
• Описание товара, например, номер накладной и номер позиции, категория товара, наименование товара, единицы упаковки, вес, объем, количество, запрашиваемое для выпуска, общий объем и вес.
• Имя составителя.

Система оповещения пользователей: Когда пользователи запрашивают освобождение груза через ручную или онлайн ROF, отправляются электронные письма с предупреждением для запрашивающих и операторов RITA, предупреждая ключевой персонал и документируя рабочий процесс.

Форма ручного выпуска груза

Пользователи также могут отправить электронное письмо с вложением в формате Excel, чтобы запросить освобождение груза. В этих случаях оператор может облегчить процедуру выпуска через страницу "Планирование" управления запасами. Для получения подробных инструкций по оформлению выпуска груза обратитесь к разделу "Выпуск груза клиенту" в главе "Управление запасами" раздела"Планирование".