Инструкции пользователя онлайновой формы запроса на обслуживание (SRF) | Relief Item Tracking Application (RITA) User Guide

Форма заявки на услуги (SRF) - это стандартный документ, который должен быть заполнен любой организацией, запрашивающей транспортные и/или складские услуги в Кластере логистики. Точная информация в запросе имеет решающее значение для успешного отслеживания, документирования и отчетности по предоставляемым услугам. Пользователь должен внимательно изучить документ перед отправкой формы в кластер. SRF необходимо подавать только один раз - пользователи не должны подавать второй SRF на те же самые грузы.

Если SRF будет признан точным и полным, кластер логистики выдаст пользователю номер отслеживания SRF и внесет данные в базу данных отслеживания SRF.

Выбор языка

В правом верхнем углу сайта пользователи могут выбрать язык, на котором они хотят отправить запрос. На данный момент доступны следующие языки: английский, французский, испанский, португальский, арабский и русский.

Выбор услуги (услуг)

В раскрывающемся списке представлен перечень услуг, которые предоставляет логистический кластер/сектор, в том числе: Хранение, Транспортировка и Хранение с самовывозом. Типы услуг будут ограничены типами услуг, доступных в данной стране-миссии.

Выбрав тип услуги, укажите место и даты, необходимые для ее оказания.

Детали услуги (s)

В зависимости от типа услуги пользователям будет предложено предоставить дополнительную информацию по каждому типу услуги.

Только для хранения:

Запрашивающим необходимо указать желаемое место хранения. Для выбора будут доступны только те места, которые активны. Также необходимо указать предполагаемую дату начала и последнюю дату хранения. Если точная продолжительность не известна, заказчики услуг должны использовать свои лучшие оценки, чтобы помочь в планировании. Для каждого места или хранилища должен быть представлен отдельный SRF на хранение.

Для хранения с самовывозом:

Если запрашивающим требуются услуги по самовывозу хранящихся грузов, им необходимо указать название города, местоположение объекта, адрес улицы и, если возможно, GPS-координаты. Пожалуйста, будьте максимально точны. Если заказчики хотят, чтобы груз был доставлен к ним позже, это можно сделать в момент подачи запроса на выдачу груза. Местный координатор также может организовать доставку.

Только для транспортировки:

Заявители, которым требуются только транспортные услуги, должны точно и правильно указать дату готовности груза к погрузке, а также информацию о месте получения и доставки груза, включая город, физический адрес, название здания или сооружения и, если возможно, GPS-координаты. Заявители должны указать любые особые указания, включая часы работы, конкретную информацию о прибытии, контактную информацию или любую другую информацию, которая будет полезна при получении груза.

Контактные пункты

Пользователи услуг должны указать контактный пункт как для отправителя, так и для получателя. Если отправкой и получением груза занимается один и тот же пользователь сервиса, то переключатель на контактную информацию о получении можно оставить как есть.

В форме запроса по умолчанию будет указано, что отправитель и получатель имеют одинаковую информацию. Если организация-получатель отличается от организации-отправителя, выберите "нет".

Очистка сведений об организации

По умолчанию переключатель для сведений о клиринговой организации установлен в положение "нет". Если требуется клиринговый агент, выберите "да" и введите информацию о клиринговом агенте.

Ключевое замечание: Пользователи должны убедиться, что все контактные данные, указанные в SRF, точны и действительны.

ИНФОРМАЦИЯ О ГРУЗЕ

Заказчики услуг должны добавить как минимум одну позицию. Добавить позицию можно, выбрав кнопку "Добавить позицию".

После выбора появится новое окно с информацией о позиции.

Запрашивающий должен заполнить столько данных, сколько необходимо для обеспечения надлежащего управления грузовыми позициями. Некоторые поля данных являются обязательными. После заполнения выберите "Добавить позицию". Теперь в форме будет отображаться линейная позиция:

Заявители могут добавлять столько позиций, сколько потребуется. Они также могут удалять, дублировать и редактировать позиции.

Надлежащая информация о грузе - Запрашивающие должны заполнить соответствующую информацию о грузе , которую можно найти здесь.

Прикрепление груза

Заказчики услуг могут загружать сопроводительные документы, такие как накладные, упаковочные листы и приходные накладные (GRN), в формате PDF или изображения как часть записи об отправке. Обратите внимание, что максимальный размер файла для каждого вложения составляет 10 МБ.

ПОДТВЕРЖДЕНИЕ, ДАТА И ПОДПИСЬ

Перед отправкой заявки запросчики должны указать свои данные. По умолчанию информация о запросчике совпадает с информацией об отправителе/владельце груза.

Если вы отправляете запрос и не являетесь тем же лицом, что и имя, указанное в разделе "Отправитель", выберите "Нет". Примечание: письмо с подтверждением будет отправлено только тому, кто подал запрос - если в поле подтверждения указан не ваш адрес электронной почты, вы не сможете завершить оформление SRF. Пожалуйста, убедитесь, что вы указали только те адреса электронной почты, к которым вы можете получить активный доступ.

Данные запрашивающего:

После того как данные заявителя будут полностью введены, пользователи должны заполнить капчу безопасности и выбрать "Отправить запрос на обслуживание".

УСЛОВИЯ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ УСЛУГ

Под "УСЛОВИЯМИ ОБСЛУЖИВАНИЯ" понимаются условия, которые Пользователь услуг соглашается соблюдать для использования Общих услуг, предоставляемых Поставщиком услуг. Чтобы завершить запрос, необходимо отправить "Я подтверждаю". Условия предоставления услуг Логистического кластера можно в любое время просмотреть в режиме онлайн здесь: https: //www.logcluster.org/en/conditions-of-service.

После того как запрос будет полностью отправлен, пользователям будет предложено начать новый запрос на услугу или продублировать текущий запрос. Дублирование запроса ускоряет процесс подачи другого аналогичного запроса - заказчики могут изменить некоторые ключевые детали, но в остальном быстро повторить весь процесс.

Подтверждающее письмо

Последний этап процесса: на электронную почту, указанную в качестве "запрашивающего", придет письмо с подтверждением, в теме которого будет указано "[Требуется дальнейшее действие]" и будет предложено подтвердить запрос, перейдя по ссылке. Письмо с подтверждением будет оставаться активным в течение 24 часов. Если пользователь не подтвердит переход по ссылке, запрос никогда не будет полностью получен представителем службы поддержки.