Короткий посібник для операторів RITA | Relief Item Tracking Application (RITA) User Guide

1. Увійдіть в систему

Щоб отримати доступ до RITA, відкрийте веб-браузер (рекомендується Google Chrome як браузер за замовчуванням) і введіть відповідну URL-адресу (для Логістичного кластеру: https://rita.logcluster.org, для Надання послуг на вимогу: https://rita.wfp.org).

У відведеному для цього полі:

Для користувачів ВПП, натисніть "Увійти до RITA".
Для зовнішніх користувачів введіть свою адресу електронної пошти.
Введіть пароль, наданий вам RITA GLOBAL.

Функція RITA в режимі офлайн наразі недоступна; всі операції проводяться безпосередньо через Інтернет.
Оператори можуть використовувати додаток чотирма мовами - англійською, іспанською, французькою та португальською.

2. Створення та управління відправленнями

На головній сторінці RITA натисніть на "Відправлення": У верхній правій частині екрана у вас є п'ять варіантів управління відправленнями:

Якщо у вас є збережена форма запиту на обслуговування (SRF), натисніть кнопку"Завантажити файл SRF", щоб завантажити її
Щоб вручну створити нове відправлення, натисніть кнопку "Нове відправлення"
Щоб відредагувати або переглянути деталі існуючого відправлення, скористайтеся функцією "Показати фільтр" для пошуку відправлення.

Опція"Показати фільтри" знаходиться у верхній частині кожного екрану RITA. Вона допоможе вам знайти відправлення, надаючи критерії пошуку, такі як номер відправлення, організація, накладна, дата створення або інші деталі.

Ви також можете використовувати кнопку "Експорт" для сортування та пошуку. Після того, як ви знайдете потрібні вам відправлення, натисніть на опцію "Редагувати відправлення", щоб переглянути або відредагувати деталі.

Якщо вам потрібно працювати з декількома відправленнями, ви можете позначити всі відправлення, з якими ви хочете працювати, у списку відправлень. Після вибору у вас буде чотири варіанти: відредагувати/переглянути відправлення, змінити пріоритет відправлення, призупинити відправлення або скасувати відправлення.

Виберіть відповідну опцію для кількох відправлень і натисніть кнопку"Застосувати".

Спочатку на екрані відправлень відображаються тільки ті, які були створені для цього проекту і групи місцезнаходжень. Щоб побачити деталі відправлень, створених в інших групах місцезнаходжень, користувачі повинні змінити своє місцезнаходження за допомогою "Змінититочку перегляду".

Вхідний онлайн-запит на обслуговування:

Ви отримаєте сповіщення про всі онлайн-запити на вкладці"Запит наобслуговування" вгорі. Тільки запити зі статусом "Підтверджено" є дійсними. Натисніть на "Параметри".

Варіант 1: Перейти до Відправлення: Ця опція переведе оператора на екран "Відправлення". Оператор повинен перевірити всю інформацію, як зазначено в пункті 2.3 нижче, і натиснути на статус "Прийняти", щоб створити нове відправлення.

Варіант 2: Відхилити онлайн SRF: Оператор може відхилити SRF, пояснивши, чому запит не може бути прийнятий.

Варіант 3: Роздрукувати онлайн-форму запиту на обслуговування: Оператор може роздрукувати онлайн-форму SRF

Онлайн-запити на обслуговування, які очікують на перевірку партнера, відображатимуться як"Очікують" і не можуть бути схвалені. Клієнти повинні підтвердити запит, натиснувши на посилання, надіслане їм електронною поштою.

Нова партія:

Після завантаження SRF в систему (вручну або онлайн), ви повинні перевірити наступне:

Організацію відправника/одержувача: Перевірте організацію відправника та одержувача.

Контакт відправника/одержувача: Використовуйте знак "+" у правій частині поля, щоб додати контактну інформацію, якщо вона не була додана автоматично.

Початковий пункт: Ви можете вибрати один із трьох варіантів:

Виберіть"Забрати з адреси клієнта", щоб забрати з адреси партнера/клієнта.
Виберіть"Перевалка в порт" для тимчасового зберігання в порту або терміналі
Виберіть"Доставка клієнту/забір на складі" для самовивозу або доставки на склад.

Ідентифікація послуги:

Виберіть"Вантаж має бути переданий і доставлений на адресу клієнта" для перевезення вантажу з пункту відправлення до пункту призначення.
Виберіть "Вантаж має бути переданий і забраний клієнтом" для транспортування до певного пункту і видачі клієнту.
Виберіть"Вантаж буде зберігатися" для зберігання на складі.

Якщо організація або адреса не зареєстровані в RITA, з'явиться повідомлення про помилку. Будь ласка, зв'яжіться з RITA GLOBAL за адресою rita.global@wfp.org для отримання інформації про реєстрацію.
RITA виділяє вантажі з товарами, термін придатності яких наближається до завершення. Жовтим кольором позначаються товари з терміном придатності менше дев'яти місяців, а червоним - менше трьох місяців.

Системні іконки: RITA дозволяє користувачам бачити нові системні піктограми, якщо в відправленні є небезпечні, терморегульовані, крихкі або регульовані вантажі, і вони будуть супроводжувати відправлення протягом усього часу його переміщення в RITA.

Відомості про товар: Перевірте категорію товару, назву, одиниці виміру, об'єм, вагу та вартість і "Зберегти". Використовуйте опцію "Редагувати відправлення", щоб внести будь-які зміни.

Ви не можете редагувати дані про товар, якщо він знаходиться в стані "В процесі".

3. Отримання поставок вантажу на склад

На головній сторінці RITA натисніть "Надходження". На екрані "Надходження" відображається весь вантаж, який був прийнятий і фізично прибув на склад.

RITA розрізняє два типи доставки вантажів:

Коли клієнт доставляє нам вантаж безпосередньо зі свого місця розташування, він вперше потрапляє в систему RITA. Тому ми, як правило, не знаємо складу вантажу в транспортному засобі. Такі вантажі перераховані в рубриці "Доставка від клієнта", перераховані в порядку назви місця розташування заголовка.
Коли вантаж прибуває з іншого місця, відстежуваного RITA, ми знаємо склад вантажу транспортного засобу і дані перевізника. Склад вантажу транспортного засобу визначається в процесі відправлення. Такі вантажі перераховані в розділі "Внутрішні перевезення", де вони вказані за пунктом призначення і за маршрутом (ідентифікатор транспортного засобу, дата і номер накладної).

Виберіть місце, де ви маєте отримати відправлення.
Якщо у вас є номер дорожньої відомості, ви можете отримати кілька відправлень під час подорожі. Натисніть на кнопку"Отримати накладну".
Для будь-якого іншого типу доставки натисніть на кнопку "Отримати", щоб отримати кожну партію товару.

Будь ласка, підтвердіть кількість отриманих товарів:

Введіть кількість "Отримано в хорошому стані".
Введіть кількість "Отримано в пошкодженому стані" (якщо є).
Введіть кількість "Втраченов дорозі" (якщо є).

Натисніть на кнопку "Отримати", щоб підтвердити отримання товару.
Для вантажів, перелічених у розділі"Внутрішнє переміщення", оператори мають можливість отримати і відпустити їх кінцевому клієнту одночасно. Натисніть на кнопку "Отримати і відпустити".

Роздрукувати квитанцію проотримання вантажу: оператори RITA можуть автоматично генерувати квитанцію про отримання вантажу, встановивши прапорець"Роздрукуватиквитанцію про отримання вантажу" при підтвердженні отримання.

Попередження про небезпеку при зберіганні та транспортуванні:

RITA буде попереджати операторів, які керують зберіганням/транспортуванням, про можливі шкідливі або небезпечні хімічні взаємодії на основі вказаного номера DG UNID.

Небезпечні вантажі в транспорті	Небезпечні вантажі на складі

Анулюваннявантажу: RITA розрізняє два типи анулювання вантажу, що знаходиться в очікуванні:

Коли клієнт просить нас анулювати відкладений вантаж, який потрібно забрати з адреси клієнта

Перейдіть до поля "Вантаж, що очікуєнаотримання" під екраном "Відправлення".
Натисніть на вантаж; у вікні виберіть "Скасувати очікуваний".
Поясніть причину скасування і натисніть "Зберегти".

Коли клієнт просить нас скасувати відкладений вантаж, який має бути доставлений клієнтом.

Перейдіть до поля "Відправлення клієнта" на екрані "Отримати".
Зазвичай, вантаж знаходиться в розділі "Пункт зберігання або перевалки"; ви можете скористатися фільтром, щоб знайти потрібний вантаж.
Натисніть на кнопку "Скасувативочікуванні"
Вкажіть причину скасування і натисніть "Зберегти".

Вантаж, який потрібно забрати з адреси клієнта	Вантаж, який має бути доставлений клієнтом.

"Забрати з адреси клієнта" - ще один спосіб отримання вантажу в RITA. Ця опція вимагає відправлення транспортного засобу для отримання вантажу і знаходиться в розділі "Відправлення".

4. Забрати вантаж зі складу клієнта/постачальника

У головному меню RITA натисніть "Відправлення".

Кожного разу, коли ви перевозите вантаж(и) будь-яким видом транспорту, ви повинні створити нову поїздку в розділі "Заплановані поїздки".

До одного рейсу може бути призначено кілька відправлень.
При створенні вантажу в ньому вказується кінцевий пункт призначення. Однак, бувають випадки, коли вантаж повинен планувати проміжний пункт призначення; коли це відбувається, користувач може "Додати новий пункт призначення" під час планування подорожі.

Щоб створити нову подорож, натисніть "Додати подорож"

З'явиться вікно"Деталі подорожі", в якому необхідно заповнити всі необхідні поля. Цей крок має вирішальне значення при плануванні відправлення або отримання. Залежно від типу послуги, запитуваної для вантажу, система або створить новий рейс для конкретного транспортного засобу, або додасть новий пункт призначення до вже існуючого рейсу, або замінить пункт призначення, записаний в розділі "Ідентифікація послуги" вантажу.

У розділі запланованого рейсу пакувальний лист не відображає деталі і зазвичай залишається порожнім, поки вантаж не буде додано до рейсу.

Будь ласка, вкажіть наступні дані:

Пункт призначення, Тип рейсу, Пріоритет відправлення, Ім'я водія, посвідчення особи та контактний номер, Тип транспортного засобу, Ідентифікаційний номер транспортного засобу, Транспортна компанія, Примітки та LTI#, якщо є.

Додавання вантажу до запланованих рейсів:

Після створення нового рейсу ми додаємо вантаж до запланованого рейсу наступним чином:

(Якщо потрібно) Відфільтруйте номер вантажу, який буде додано до запланованої поїздки, за допомогою "Показати фільтр"
У вікні вантажу натисніть на опцію "Приєднатидо рейсу":
Виберіть вантаж, який потрібно призначити, і натисніть "Призначити".
Оновіть кількість відправлення і натисніть"Зберегти".

Натисніть на тип рейсу (Літак/Автомобіль/Море/Перевезення тварин і т.д.), виберіть вантаж, який потрібно перевезти, і натисніть "Відправитивантаж".

Друк накладних:

Подібно до пакувальних листів, користувачі можуть автоматично друкувати накладні з RITA. Потреба в накладних залежить від потреб операції на місцях, але всі відправлення можуть генерувати накладні в момент відправлення вантажу.
Введіть номер накладної вручну, вибравши опцію "Накладназгенерована вручну" або виберіть "Накладназгенерована автоматично" і натисніть"Роздрукувати накладну після відправлення", щоб роздрукувати накладну з RITA. автоматично

Друк пакувального листа:

Користувачі можуть автоматично роздрукувати пакувальний лист з RITA.
RITA дозволяє користувачам друкувати "медичний пакувальний лист", спеціально розроблений для медичних товарів

Кількість палет: Оператор RITA може вказати кількість палет, завантажених на транспортний засіб, що додається до рейсу.

5. Видача вантажу клієнту

У головному меню RITA натисніть "Управління запасами".
Для відпуску замовлень, отриманих вручну у формі Excel, натисніть "Планування".
Для онлайн-форм відпуску, натисніть на "Замовлення на відпуск". У вас є чотири варіанти:

Відхилити замовлення на відпуск.
Прийняти і видати вантаж, якщо заявник забере його.
Прийняти і передати, якщо заявник попросив транспортну послугу для доставки вантажу. Коли оператор обирає опцію "Прийняти і передати", ви побачите поле "Призначити рейс". Виконайте кроки, описані в пункті 4, про те, як призначити рейс для відправки.
Роздрукуйте форму замовлення на відвантаження.

Вкладка "Планування управління запасами" дозволяє операторам RITA керувати поточними запасами. Вони можуть переглядати деталі відправлень за допомогою"екрану розпорядження запасами", реєструвати будь-які втрати або пошкодження, що сталися під час зберігання, відпускати товари кінцевому клієнту і друкувати картки запасів.

Якщо оператор RITA отримав вантаж за номером накладної, він може одночасно прийняти і відпустити його.

Натисніть на кнопку "Отримати накладну", після чого з'явиться діалогове вікно
Введіть кількість отриманого вантажу
Натисніть на кнопку "Отримати та відпустити"

Відкриється нове вікно "Деталі відпуску".

Підтвердіть кількість позицій, які ви хочете відпустити.
Введіть необхідний документ та інформацію про випуск.
Натисніть"Відпустити товар".

Опція "Друкувати накладну навідпуск товарів" дозволяє менеджерам складу автоматично генерувати накладні на відпуск товарів з RITA.

RITA розрізняє два типи видачі вантажу:

Коли вантаж відпускається безпосередньо клієнту, виконайте наведені нижче дії:

Перейдіть на вкладку "Планування" на сторінці "Управління запасами" і відфільтруйте партію вантажу, яку ви хочете відпустити.
Натисніть "Параметри" і виберіть "Відпустити клієнту".

Коли вантаж буде перевезено і передано клієнту, виконайте наведені нижче дії:

Створіть новий рейс і відправте вантаж, як описано в пункті вище.
Перейдіть на вкладку "Планування" на сторінці управління запасами і відфільтруйте партію, яку ви хочете відпустити.
Вантаж буде перераховано в розділі "Адреса клієнта"; виберіть "Відпустити клієнту".
З'явиться вікно відпуску; введіть необхідну інформацію про відпуск і натисніть "Відпустититовар".

6. Підрахунок запасів

Ця функція дозволяє користувачам RITA проводити фізичні інвентаризації та керувати ними безпосередньо в RITA. Для цього натисніть "Інвентаризація" на вкладці"Управління запасами".

Натисніть на "Почати інвентаризацію"

Виберіть місце (склад), де ви хочете провести фізичну інвентаризацію. Користувачам буде запропоновано підтвердити фізичну інвентаризацію безпосередньо на спеціальному екрані інвентаризації.

Вибір і запуск складу для проведення фізичної інвентаризації заморозить всі операції на складі і дозволить складським командам провести повний підрахунок. Інвентаризація не може бути проведена, якщо на складі заплановані переміщення або є запаси, на які є зобов'язання.

Будь-які втрати або пошкодження будуть реєструватися, а звіти про втрати можна буде створювати прямо з екрану. Система зберігає записи всіх минулих інвентаризацій, і користувачі можуть створювати звіти для майбутніх потреб.

RITA дозволяє користувачам роздруковувати "Інвентаризаційний опис" з опцією"Сліпий підрахунок", яка виключає підрахунок позицій для товарних позицій на складі.